Importer of record in de EU: wie is de importeur van je zending?

"Importer of record" is een term uit de Amerikaanse douane. In het Douanewetboek van de Unie (DWU) komt hij niet voor. Toch vragen buitenlandse leveranciers en vervoerders er vaak naar. Ze bedoelen dan: wie staat er op de aangifte en wie is verantwoordelijk?

In de EU is dat de aangever: wie in eigen naam aangifte doet, of in wiens naam de aangifte wordt gedaan (DWU artikel 5). De aangever is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de aangifte (DWU artikel 15) en is schuldenaar van de douaneschuld (DWU artikel 77). Dat blijft zo na de zending: de douane kan tot 3 jaar later naheffen (DWU artikel 103).

Op de aangifte zelf staan aparte velden voor de importeur, de aangever en de vertegenwoordiger (gedelegeerde verordening 2015/2446, bijlage B). Dat kunnen dus verschillende partijen zijn.

Je kunt zelf aangifte doen of iemand anders als douanevertegenwoordiger aanwijzen. Dat kan direct of indirect (DWU artikel 18). Het verschil zit in wiens naam er op de aangifte staat, en dat bepaalt wie de rekening krijgt.

De aangever moet in de EU gevestigd zijn, met een paar uitzonderingen, zoals incidentele aangiften als de douane dat gerechtvaardigd vindt (DWU artikel 170). Ook een douanevertegenwoordiger moet in principe in de EU gevestigd zijn (DWU artikel 18). Een bedrijf van buiten de EU schakelt daarom in de praktijk een partij in de EU in die als indirect vertegenwoordiger op eigen naam aangifte doet.

Daarnaast speelt de btw. Levert een buitenlandse verkoper onder DDP aan zijn klant in de EU, dan doet hij na de invoer een levering in dat land, en daarvoor heeft hij daar meestal een btw-registratie nodig. Een uitzondering is de invoerregeling (IOSS) voor zendingen tot 150 euro aan particulieren. In Nederland kan een buitenlands bedrijf ook een fiscaal vertegenwoordiger met een vergunning aanstellen (Wet op de omzetbelasting 1968, artikel 33g). Die treedt in zijn plaats voor de aangifte en betaling van de btw. Een vergunning artikel 23 kan een buitenlands bedrijf niet zelf aanvragen, maar de fiscaal vertegenwoordiger kan de verlegging wel namens hem toepassen. Dat is iets anders dan een douanevertegenwoordiger, al doet één bedrijf vaak allebei. Meer over DDP lees je in de uitleg over Incoterms.

Bedrijven in de EU die met de douane te maken hebben, registreren zich bij de douane van het land waar ze gevestigd zijn (DWU artikel 9). Ze krijgen dan een EORI-nummer, dat in de hele EU geldt. Dat nummer komt op de aangifte en je expediteur vraagt er dus om, ook als hij de aangifte voor je doet. Een Nederlands EORI-nummer begint met NL.

Hoe je het in Nederland aanvraagt, staat in de China-gids. Of een nummer geldig is, controleer je in de EORI-validatie van de Europese Commissie.

Wie de btw bij invoer moet betalen, bepaalt het land van invoer (btw-richtlijn artikel 201). Normaal betaal je die bij de invoer, vaak via je expediteur, en trek je hem later af in je btw-aangifte. Daarvoor moet je wel een invoerdocument hebben waarop jij als geadresseerde of importeur staat (btw-richtlijn artikel 178). Staat er een andere naam op de aangifte, dan kan dat je aftrek in gevaar brengen.

Met een vergunning artikel 23 (Wet op de omzetbelasting 1968) betaal je in Nederland de btw niet bij de invoer, maar geef je hem aan in je btw-aangifte. Je trekt hem daar meteen weer af als je daar recht op hebt, zodat er geen geld vastzit. Je vraagt de vergunning aan bij de Belastingdienst. Geef het nummer door aan je expediteur, want het moet op de aangifte staan. Andere EU-landen mogen ook zo'n regeling hebben (btw-richtlijn artikel 211), maar die werkt per land anders. De voorwaarden voor Nederland vind je in de China-gids.

Dat je expediteur de aangifte doet, zegt niets over je plichten voor het product. Bij productveiligheid is de importeur wie een product van buiten de EU op de EU-markt brengt en in de EU gevestigd is (GPSR, artikel 3). Die moet onder meer controleren of de fabrikant zijn werk heeft gedaan (GPSR, artikel 11). Een expediteur valt daar normaal niet onder. Jij wel, als je het product in je bedrijf voor het eerst in de EU op de markt brengt, en dus niet als je het alleen zelf gebruikt. Lees meer in de uitleg over GPSR.

Ook CBAM heeft een eigen definitie. Importeur is daar wie in eigen naam en voor eigen rekening aangifte doet, of bij indirecte vertegenwoordiging degene namens wie de aangifte wordt gedaan (CBAM-verordening, artikel 3). De indirect vertegenwoordiger neemt de plichten van de importeur over als hij daarmee instemt, en moet dat doen als de importeur buiten de EU is gevestigd (CBAM-verordening, artikel 5). Lees meer in de uitleg over CBAM.

Spreek vóór de zending af wie de aangifte doet en op wiens naam, en kijk of de documenten daarmee kloppen. In de praktijk gaat het mis bij een andere koper op de factuur dan op het vervoersdocument, of een bedrijfsnaam die net anders is geschreven dan op de aangifte. Dat levert vragen en vertraging op.