Wat je uploadt
De documenten van één zending, als losse bestanden of in één zip. Import8 herkent zelf welk document het is.
- de handelsfactuur (of proforma)
- de paklijst
- het vervoersdocument: cognossement, luchtvrachtbrief, CMR- of CIM-vrachtbrief
- de vrachtfactuur, het verzekeringscertificaat en het betaalbewijs
- het oorsprongsbewijs
- productdocumenten zoals een conformiteitsverklaring, testrapport, GPSR-etiket, UN38.3-testsamenvatting of veiligheidsinformatieblad
Bestanden: PDF, JPG, PNG, XLSX, XLS, ZIP. Maximaal 20 MB per bestand en 20 bestanden per zending.
Wat er gecontroleerd wordt
Per document
- of de verplichte gegevens erop staan, zoals verkoper en koper, factuurnummer en datum, omschrijving, goederencode, hoeveelheid, bedragen, valuta, Incoterm, land van oorsprong en massa
- of de bedragen kloppen: aantal maal prijs per regel, en of de regels optellen tot het totaal
- of de omschrijving precies genoeg is om het product in te delen
- welke kosten op de factuur in de douanewaarde horen, zoals vracht, verzekering en commissie
- wat expediteurs in de praktijk vragen, apart aangegeven omdat het geen wettelijke eis is
De hele zending
- of de documenten met elkaar kloppen: verkoper en koper, hoeveelheden en HS-codes per regel, aantal colli, brutomassa en land van oorsprong
- of betaling en verzekering passen bij het factuurbedrag
- welke documenten ontbreken, ook afhankelijk van de vervoerswijze en de Incoterm
- welke productregels gelden voor de HS-codes op de factuur, zoals speelgoed, elektrische apparaten, batterijen, GPSR of REACH, en welke documenten daarbij horen
Zo ziet het rapport eruit
Het rapport zet per punt wat er mis is, hoe het wel moet en wie het moet regelen. Onderaan staat een bericht in het Engels dat je zo naar je leverancier kunt sturen. Je kunt het rapport als PDF downloaden.
Voorbeeld ter illustratie, geen echte zending.
Wat het kost
Elk document kost 1 credit. Upload je meer documenten van één zending tegelijk, dan komt er 1 credit bij voor de controle van de hele zending.
Een zending met factuur, paklijst en vrachtbrief kost dus 4 credits. Met het pakket Micro (€1,00 per credit) is dat €4,00. Met Starter (€0,80 per credit) is dat €3,18. Prijzen zonder btw.
Alle pakkettenWat er met je documenten gebeurt
Het bestand zelf wordt meteen na de verwerking verwijderd. De gegevens uit je documenten en de bevindingen blijven 24 uur beschikbaar, daarna worden ze gewist. Wat blijft, is een logregel zonder inhoud: de status, aantallen, codes en de duur. Wil je het rapport bewaren, download het dan als PDF.
Voor wie het nog niet werkt
De controle volgt de EU-regels (het douanewetboek, de btw-richtlijn, CE en GPSR) en werkt voor invoer in elk EU-land. Waar een lidstaat zelf de taal mag kiezen, zoals bij veiligheidsinformatie, gaan we nu uit van Nederlands. Eigen nationale regels van andere landen controleren we nog niet. Import8 doet geen douaneaangifte en kan een zending niet vrijgeven. Het rapport is een hulp bij de voorbereiding, geen beslissing van de douane. Jij blijft als importeur verantwoordelijk voor je aangifte.
Vragen
Wat moet er op een handelsfactuur staan?
Import8 controleert of deze gegevens erop staan: naam en adres van verkoper en koper, factuurnummer en datum, per regel een omschrijving, de goederencode (minstens 6 cijfers van de HS-code), de hoeveelheid met eenheid en het bedrag, het totaal en de valuta, de leveringsvoorwaarde (Incoterm), het land van oorsprong en de netto- en brutomassa. Ontbreekt de Incoterm, dan gaat de douane uit van EXW. Expediteurs vragen vaak ook om een handtekening of stempel en de HS-code per artikel. Dat is geen wettelijke eis, en dat staat er in het rapport ook bij.
Wat als de factuur en de paklijst niet overeenkomen?
Dan staat in het rapport wat er verschilt, met de plek op beide documenten. Bijvoorbeeld de hoeveelheid van een product, de HS-code per regel, het aantal colli of de brutomassa. Bij de massa telt een kleine afwijking niet mee. Bij elk verschil staat de correctie die je leverancier moet doen, en die staat ook in het bericht aan je leverancier.
Mijn zending staat vast bij de douane, wat nu?
Dan moet je bij je expediteur of de douane navragen waarom. Import8 kan een zending niet vrijgeven. Wel kun je de documenten van de zending laten controleren. Dan zie je wat er ontbreekt of niet klopt, en wat je je leverancier kunt vragen om aan te passen.
Welke bestanden kan ik uploaden?
PDF, JPG, PNG, XLSX en XLS, los of samen in een zip. Maximaal 20 MB per bestand en 20 bestanden per zending.
Hoe weet Import8 welke documenten ik nodig heb?
Elke zending heeft een handelsfactuur, een paklijst en een vervoersdocument nodig. Welk vervoersdocument hangt af van de vervoerswijze. Afhankelijk van de Incoterm zijn ook een vrachtfactuur of verzekeringscertificaat nodig. Daarnaast kijkt Import8 naar de HS-codes op de factuur: die bepalen welke productregels gelden en welke documenten daarbij horen. Wat niet vaststaat, staat in het rapport bij "mogelijk nodig", zodat je het per product kunt nagaan.
Is het rapport een beslissing van de douane?
Nee. Het rapport helpt je bij de voorbereiding van de aangifte. Het is geen beslissing of bindende beoordeling van de douane, en je blijft als importeur verantwoordelijk voor je aangifte.
Je krijgt 5 gratis credits, je hebt geen creditcard nodig.
