Importdocumenten: wat er bij je zending hoort

Waarvoor: laat zien wat er is gekocht, voor welk bedrag en onder welke voorwaarden. De douane gebruikt de factuur voor de douanewaarde en voor de omschrijving van de goederen.

Wat erop moet: de douane moet er de gegevens voor de aangifte en de douanewaarde uit kunnen halen. In de praktijk betekent dat:

• naam en adres van verkoper en koper
• factuurnummer en datum
• per regel een omschrijving die precies genoeg is om het product in te delen, het aantal, de prijs per stuk en het bedrag
• het totaal en de valuta
• de Incoterm met de plaats, bijvoorbeeld "FOB Ningbo"
• het land van oorsprong
• kosten die apart staan, zoals vracht, verzekering of commissie

Een HS-code, gewichten en betalingsvoorwaarden maken het je expediteur makkelijker.

Vaak fout: een vage omschrijving zoals "spare parts" of "accessories", een Incoterm zonder plaats, of een bedrag dat lager is dan wat je werkelijk betaalt. De douanewaarde gaat uit van de prijs die je werkelijk betaalt (DWU artikel 70). Een proforma-factuur is in de praktijk gebruikelijk als er niets verkocht wordt, zoals bij gratis monsters. Bij een verkoop hoort de echte factuur bij de aangifte.

Waarvoor: laat zien hoe de zending is verpakt: wat er in welke doos of op welke pallet zit. Bij een fysieke controle helpt hij de douane te vinden wat ze wil zien. In de praktijk vragen je expediteur en de vervoerder er bijna altijd om.

Wat erop staat: meestal een verwijzing naar het factuurnummer, het aantal colli en de soort verpakking, per collo de inhoud en het aantal stuks, bruto- en nettogewicht, afmetingen, en de merken en nummers op de dozen.

Vaak fout: aantallen of gewichten die niet overeenkomen met de factuur of het vervoersdocument. Een verschil in brutogewicht tussen paklijst en bill of lading valt bij een controle meteen op.

Waarvoor: het vervoersdocument voor zeevracht. De vervoerder bevestigt ermee dat hij de lading heeft ontvangen, en het is het bewijs van het vervoerscontract. In de praktijk werkt een origineel cognossement als waardepapier: de rederij geeft de goederen af aan wie een origineel inlevert. Zijn er originelen uitgegeven (meestal een set van drie), dan krijg je de container pas vrij als je er een inlevert. Bij een telex release of een seaway bill hoeft dat niet.

Wat erop staat: meestal afzender (shipper), ontvanger (consignee) of "to order", notify party, schip en reisnummer, haven van laden en lossen, container- en zegelnummers, aantal colli, omschrijving van de goederen, brutogewicht, of de vracht vooruit of bij aankomst betaald wordt, en de datum waarop de goederen aan boord gingen.

Andere vervoerswijzen: bij luchtvracht is het een air waybill (AWB), bij de weg een CMR-vrachtbrief, bij het spoor een CIM-vrachtbrief. Die werken in de praktijk niet als waardepapier: de goederen gaan naar de ontvanger die erop staat. Gaat de zending via een expediteur die zendingen bundelt, dan heb je een house bill van de expediteur en een master bill van de rederij of luchtvaartmaatschappij.

Vaak fout: een ontvanger, aantal colli of gewicht dat afwijkt van de factuur en de paklijst, of een algemene omschrijving. Voordat de zending de EU binnenkomt, geeft de vervoerder de ladinggegevens door aan de douane (de summiere aangifte bij binnenbrengen, DWU artikel 127, via ICS2). Soms doet de expediteur of importeur een deel daarvan. Algemene termen als "general cargo" of "spare parts" accepteert de douane daarvoor niet.

Waarvoor: laat zien in welk land de goederen gemaakt zijn. Dat is niet altijd het land waar je ze koopt of vandaan verscheept. De oorsprong bepaalt mee welk invoerrecht je betaalt en of er maatregelen gelden zoals antidumping. Er zijn twee soorten:

• Voorkeursoorsprong. Heeft de EU een handelsakkoord met het land van uitvoer, of valt het land onder het stelsel van algemene preferenties (SAP), dan kun je een lager tarief krijgen. Het bewijs is een certificaat zoals de EUR.1, of een verklaring van de exporteur op de factuur (statement on origin). Bij het SAP en een deel van de akkoorden moet de exporteur daarvoor in het REX-systeem geregistreerd zijn. Zonder geldig bewijs betaal je het gewone tarief.
• Niet-preferentiële oorsprong. Meestal een certificaat van een kamer van koophandel of instantie in het land van uitvoer. Het geeft geen lager tarief, maar de douane kan je vragen de oorsprong aan te tonen (DWU artikel 61), bijvoorbeeld als er antidumping geldt voor goederen uit een bepaald land.

Met China heeft de EU geen handelsakkoord, en China valt niet meer onder het SAP. Voor goederen uit China bestaat dus geen voorkeurstarief.

Wat erop staat: exporteur en ontvanger, omschrijving en hoeveelheid van de goederen, het land van oorsprong, en bij een certificaat de stempel en handtekening van de instantie die het afgaf. Welk bewijs en welke tekst nodig zijn, staat in het akkoord of in de SAP-regels.

Vaak fout: een omschrijving of hoeveelheid die niet aansluit op de factuur, een voorkeurstarief vragen met een bewijs dat niet past bij het akkoord, of een oorsprong die niet klopt omdat de goederen alleen zijn overgeladen of omgepakt. De oorsprong ligt waar de laatste ingrijpende be- of verwerking plaatsvond (DWU artikel 60). Blijkt een voorkeurstarief later niet te kloppen, dan kan het invoerrecht worden nageheven.

Waarvoor: inklaren in de EU gebeurt met de aangifte voor het vrije verkeer. Daarmee vraag je de douane de goederen vrij te geven. Daarbij worden het invoerrecht en de btw bij invoer vastgesteld. De aangifte gaat elektronisch (DWU artikel 6), meestal via je expediteur.

Wat erin staat: in de praktijk vraagt je expediteur hiervoor onder meer het EORI-nummer van de importeur, de goederencode per artikel (bij invoer meestal 10 cijfers), het land van oorsprong, de douanewaarde, de Incoterm, het aantal colli en het gewicht, en verwijzingen naar de factuur, het vervoersdocument en eventuele certificaten en vergunningen. De gegevens komen uit de documenten hierboven. Klopt daar iets niet, dan klopt de aangifte ook niet.

Vaak fout: een HS-code overgenomen van de leverancier, een douanewaarde zonder de vracht tot de plaats van binnenkomst in de EU, of een voorkeurstarief zonder geldig oorsprongsbewijs. Staat de aangifte op jouw naam, dan krijg jij de naheffing. De douane kan die tot 3 jaar na het ontstaan van de schuld opleggen, bij een strafbaar feit langer (DWU artikel 103).

Wie is de importeur (importer of record)?

De term "importer of record" komt in het Douanewetboek niet voor. De aangever is de schuldenaar van de douaneschuld, en aangever is wie in eigen naam aangifte doet of namens wie de aangifte wordt gedaan (DWU artikel 5 en 77). Doet je expediteur aangifte op jouw naam (directe vertegenwoordiging), dan ben jij de schuldenaar. Doet hij het op eigen naam voor jouw rekening (indirecte vertegenwoordiging), dan zijn jullie het allebei (DWU artikel 18 en 77). Meer hierover, ook over EORI en btw, lees je in wie is de importeur.

Uitvoeraangifte (export declaration)

Die doet de verkoper in zijn eigen land, behalve bij EXW. Welke Incoterm wat regelt, lees je in de uitleg over Incoterms.