Wat de audit-modus anders doet
Het verschil zit in wie de keuze maakt.
Bij de Express-modus loopt de AI de hele indeling door en geeft een uitkomst. Je kunt die accepteren of niet, maar de tussenstappen worden niet vastgelegd.
In de audit-modus maak je de keuze samen, bij elke vertakking. De AI doet het zoekwerk: hij leest de foto en de omschrijving en zet bij elke stap (hoofdstuk, post, onderverdeling, tariefpost) de beste opties neer. Jij ziet die opties met de reden erbij en bevestigt er één. Die bevestiging wordt vastgelegd.
Dat maakt om drie redenen verschil.
Bij de lastige gevallen.
Valt een product netjes in één hoofdstuk, dan doet de AI het goed. Maar soms passen twee posten allebei, bijvoorbeeld bij een product dat zowel textiel als kunststof is, of een apparaat tussen hoofdstuk 84 en 85. Daar komt jouw kennis binnen. Jij weet hoe het product verkocht wordt en kunt de knoop doorhakken. De AI beperkt de opties, jij kiest.
Je bevestigt elke stap.
In de audit-modus gaat Import8 pas naar de volgende stap als jij de vorige hebt bevestigd. Ook als de AI zeker is van zijn advies, zie je de andere opties. Zo staat in het dossier dat een mens elke keuze bewust heeft gemaakt, en dat is waar het bij een controle om gaat.
Je krijgt meer dan een code.
Express geeft een code. De audit-modus geeft een code plus het hele beslispad: wat er bij elke stap is overwogen, wat er is afgewezen, welke regel gold, wie het bevestigde en wanneer. Met dat beslispad kun je de code later onderbouwen.
Je kunt ook alles door de AI laten doen en aan het eind één keer akkoord geven. Dan staat in het dossier alleen dat akkoord. In de audit-modus staat er per stap wat je hebt bevestigd.
Wat er bij elke stap gebeurt
De audit-modus volgt de opbouw van de nomenclatuur zelf, van breed (hoofdstuk) naar precies (tariefpost van 10 cijfers).
Eerst de omschrijving
Voor de eerste keuze leest Import8 de foto en maakt een omschrijving: materiaal, vorm, doel en de belangrijke kenmerken. Die controleer en bevestig je eerst. Klopt hij niet, dan pas je hem aan. Dat is belangrijk, want alle volgende keuzes rusten op die omschrijving, en hij staat als begin van het beslispad in de PDF.
Het hoofdstuk
Op hoofdstukniveau laat de AI 2 tot 5 opties zien. Bij elke optie staan de titel van het hoofdstuk, de Algemene Indelingsregel die het ondersteunt, de aantekening die erbij hoort en hoe zeker de AI is. Het advies staat al geselecteerd, maar je bekijkt de andere opties voordat je bevestigt. Bij een leren handtas kunnen hoofdstuk 42 en 63 verschijnen. De AI legt uit waarom 42 geldt (lederwaren, AIR 1, een aantekening die textielartikelen uitsluit) en waarom 63 niet. Jij bevestigt hoofdstuk 42.
Post en onderverdeling
Bij de post en de onderverdeling gaat het net zo. Bij post 4202 (reisartikelen en handtassen) kan post 4205 (andere lederwaren) een optie zijn. Elke optie toont de tekst van de post, de aantekening die het verschil maakt en de indelingsregel. Op onderverdelingsniveau gaat het bij 4202.21 (buitenkant van leder) en 4202.22 (buitenkant van kunststof of textiel) om het materiaal, en daar wordt vaak over gediscussieerd. De audit-modus maakt dat verschil zichtbaar en legt vast welke optie je koos en waarom.
De tariefpost
De laatste stap gaat van 8 naar 10 cijfers, het TARIC-niveau. Daar gelden de invoerrechten en handelsmaatregelen, en daar kost een fout direct geld. Import8 laat de tariefposten onder je onderverdeling zien, met eventuele handelsmaatregelen erbij.
Wat er bij elke stap wordt vastgelegd
Bij elke stap legt Import8 vast:
- de bevestigde code en de reden voor die keuze
- de opties die zijn getoond en afgewezen, met hun reden
- welke indelingsregel de keuze bepaalde
- de aantekening bij de afdeling of het hoofdstuk die is gebruikt
- het moment van bevestiging
Bij een controle telt vooral de lijst met afgewezen opties. Die laat zien dat je de code koos terwijl je de alternatieven kende.
Zie het in actie
Een echte doorloop in de audit-modus: een kunststof opslagbak, van de eerste vraag tot de bevestigde tariefpost.
De audit-PDF
Aan het eind van een sessie maakt Import8 een PDF met de hele keuze, stap voor stap.
Wat erin staat
De PDF begint met de tariefcode van 10 cijfers, de bevestigde omschrijving en de foto. Daarna volgt het beslispad stap voor stap: hoofdstuk, post, onderverdeling, tariefpost, met elke bevestiging. Bij elke stap staan de gekozen optie, de andere opties, de indelingsregel en de tekst uit de nomenclatuur.
Daaronder staat welke versies zijn gebruikt, zodat je de uitkomst later kunt herhalen: de versie van het AI-model, de versie van de prompt en de versie van de TARIC-nomenclatuur op dat moment. Ook staan erin wanneer de sessie was, het apparaat en de browser van wie de code ondertekende, en het IP-adres bij het ondertekenen.
Over een paar jaar nog te herhalen
Bij een controle achteraf onder artikel 48 DWU kan de douane drie jaar terugkijken (bij onderbetaling zonder fraude), soms langer. Een code van vandaag kan dus in 2028 worden bekeken. Omdat de versies in de PDF staan, kun je de indeling dan herhalen met hetzelfde model, dezelfde prompt en dezelfde TARIC-versie. Je kunt dan laten zien hoe de code tot stand kwam. Of de code goed was, blijft een oordeel van de douane.
En een bindende tariefinlichting?
De PDF vervangt geen BTI (bindende tariefinlichting). Een BTI krijg je van de douane onder artikel 33 tot 37 DWU. Heb je een geldige BTI, dan is die indeling drie jaar bindend voor de douane. Die zekerheid geeft de audit-PDF niet.
Wat de PDF wel laat zien, is dat je zorgvuldig hebt gewerkt. Onder artikel 15 DWU sta je sterker als je kunt laten zien dat je een vaste werkwijze volgde: de nomenclatuur geraadpleegd, de indelingsregels toegepast, alternatieven bekeken en elke stap laten bevestigen door iemand die er verstand van heeft. Onder artikel 119 DWU (kwijtschelding bij goede trouw) telt die zorgvuldigheid mee. De PDF is het bewijs daarvan.
Probeer de audit-modus
Wanneer kies je de audit-modus
De audit-modus is niet altijd nodig. Express (zonder bevestigingsstappen) is beter als snelheid belangrijker is dan vastlegging: veel kleine webshoporders, producten waarvan de code al vaststaat, of een snelle check voordat je bestelt.
Zo kun je kiezen:
| Situatie | Modus |
|---|---|
| Webshop, lage waarde per zending | Express |
| Snelle check voordat je bij een leverancier bestelt | Express |
| Product dat je vaker invoert, code staat al vast | Express |
| Zending met hoge waarde (veel invoerrecht op het spel) | Audit |
| Gereguleerde productgroep: textiel, elektronica, speelgoed, voedsel | Audit |
| AEO-status of eisen vanuit het moederbedrijf | Audit |
| Expediteur die aangifte doet voor een klant | Audit |
| Na een controle achteraf een correctie gekregen | Audit |
| Twee codes met een groot verschil in invoerrecht, en je twijfelt | Audit |
De audit-modus loont het meest bij een hoge waarde in een gereguleerde productgroep: een grote textielzending, een elektronisch onderdeel dat ook militair gebruikt kan worden, of een product waar een antidumpingonderzoek naar loopt.
Je kunt beide gebruiken. Binnen één organisatie kun je beide modi gebruiken. Express voor het gewone werk, de audit-modus voor de zendingen waar je de code moet kunnen verantwoorden. In de Express-modus was de code op 6 cijfers goed bij 92% van 197 geteste EBTI-uitspraken. De audit-modus voegt jouw bevestiging toe op de plekken waar de AI anders zou moeten inschatten.
Hoe elke stap werkt, lees je hierboven bij Wat er bij elke stap gebeurt.
Hoe we de Express-modus testen, lees je op de benchmarkpagina.
Het probleem met een code zonder uitleg
Veel tools werken zo: je uploadt een foto of omschrijving en krijgt een HS-code van 10 cijfers terug. Voor veel kleine, goedkope zendingen is dat prima. Voor de rest mist er iets.
Vraagt de douane waarom je een zending onder post 4202 hebt aangegeven en niet onder 6307, dan is "dat zei de AI" geen antwoord. Je moet dan kunnen laten zien wie de keuze maakte en waarom.
Volgens het Douanewetboek van de Unie (DWU) ben jij als aangever verantwoordelijk voor de juistheid van je aangifte. Artikel 15 eist dat wat je aan de douane geeft juist, volledig en echt is. Artikel 77 koppelt de douaneschuld aan de aangifte zelf. Heb je door een verkeerde code te weinig betaald, dan kun je onder artikel 119 kwijtschelding vragen, maar alleen als je laat zien dat je te goeder trouw en zorgvuldig hebt gewerkt. Met alleen een code uit een tool kun je dat niet laten zien.
Waar het om draait: kun je laten zien hoe je aan de code kwam?
Ook een systeem dat in tests 92% goed haalt, zit soms fout. Dan is de vraag niet alleen of de code goed was, maar ook of degene die de aangifte deed een onderbouwde keuze maakte met wat hij toen wist. Als er geen mens bij de keuze was, kun je dat niet vastleggen.
Wat een verkeerde code kost, hangt af van het product, de waarde en het invoerrecht. Bij textiel, elektronica en goederen met handelsmaatregelen kan het verschil tussen twee codes groot zijn. Controles achteraf onder artikel 48 DWU zijn gewoon werk voor de douane. Vindt de controleur een patroon van verkeerde codes, dan vraagt hij hoe je indeelt. "We gebruiken een AI-tool" zonder vastlegging is dan een zwak antwoord.
De audit-modus is daarvoor gemaakt. Wat er misgaat zonder vaste werkwijze, lees je in de veelgemaakte fouten met HS-codes.
